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档案管理制度
 


第一章 总则

一、为加强本公司文书立卷、档案维护管理等相关工作,特制定本制度。
二、本公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,均需参照本制度规定。
三、相关职责
1、公司综合管理部负责公司档案的统筹管理工作,对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。
2、各部门应配备兼职的档案管理人员,按照国家法规和公司规定,做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单工作。
四、档案管理工作要求如下:
1、集中保管,确保档案完整、安全。
2、档案管理工作纳入综合管理部工作计划和规章制度中。
3、档案管理工作影响相关人员的考核工作。
第二章 归档范围

一、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
二、本公司对外的正式发文与有关机构来往的文书。
三、本公司反映主要职能活动的报告、总结。
四、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
五、信访工作材料。
六、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
七、本公司高层领导任免文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。
八、公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
九、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
十、其他相关资料。
第三章 部门归卷管理

一、各部门需严格执行平时归卷规定,对处理完毕或批存的文件材料,由部门兼职档案管理人员集中统一保管。
二、各部门应根据本部门的业务、职能范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。
三、“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
四、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全、加以整理,并送交本部门兼职档案管理人员归卷。
五、兼职档案管理人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
第四章 立卷管理

一、 公司统一立卷规范,由综合管理部档案管理人员在相关部门兼职档案管理人员的配合下进行组卷、编目工作。
二、分类立卷的相关规定如下:
1、档案管理人员在归档文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起,不得分开,文件资料和电子资料应合一立卷。
2、绝密文件资料和电子资料单独立卷,少数普通文件资料和电子资料如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷。
4、跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷,跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
三、卷内文件材料排列的相关规定如下:
1、密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后。
2、其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
3、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。
4、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,填写字迹要工整,卷内目录放在卷首。卷内文件目录如下表所示。
5、有关卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责,备考表应置卷尾。
6、案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
四、案卷的装订要求如下:
1、装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角及背面的左上角打印页号。
2、装订前,要去掉卷内文件材料上的金属物,对于破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,对于字迹已扩散的文件材料应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
3、软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),
以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第五章 档案借阅管理

一、一般档案的借阅
因工作需要借阅一般档案材料者,可直接与档案管理人员联系借阅,借期一般为5个工作日,相关人员须按期归还,不能转借或复印给他人使用,不得向外公司或人员提供。
二、重要档案的借阅
1、机密案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须总经办主任同意后才能借阅,且只供在阅览室查阅,不能外借。必要时经总经办主任批准可复印需要部分页码材料,用后归还复印件注销。
2、技术档案中的原始资料不外借,只供在阅览室查阅,需要时可借阅复印件。
三、外公司借阅规定
1、各部门不可替外公司人员借阅档案材料,不得向外公司人员提供一切档案材料,不得私带外公司人员到档案室查阅。
2、外公司人员借阅相关档案,须持公司介绍信,未经公司总经理批准,不能复印任何档案材料。
四、借阅手续办理如下:
借阅档案必须办理借阅登记手续,借阅归还时应当面点收清楚,完善注销手续,并填写《档案借阅登记表》。
五、借阅档案维护
1、所有档案材料、图纸,借阅时不论任何理由都不能涂改和增删字句、圈画档案材料、抽拆画线及剪裁,应保持档案的完整与整洁。
2、对于损毁、丢失或擅自毁掉档案者,公司按有关规定处理,严重者追究其法律责任。
3、借阅档案人员离职或调离本公司的,所借阅的档案材料一律还清,不准带走,否则综合档案室及上级部门有权不在调动清单上签字。
第六章 档案维护管理

一、档案管理规范如下:
1、档案库房独立设置,不能和资料室混在一起。
2、档案库应安装牢固的门窗,配有防治有害生物、防尘、防火、防高温、防潮湿、防盗、防腐、防火等设备和措施,以保证档案的安全。
3、档案管理人员需做好库房保温工作,温度控制在14~24℃,湿度应控制在40%~60%之间,温、湿度每天有专人定时测量、记录,并随时调节控制。
4、注意防火,严禁抽烟,严禁使用明火装置及电炉,严禁存放易燃、易爆、易腐的物品及其他一切非档案用物,库房周围要配备粉剂消防器材,并按要求定期检查、更换。
5、库房内要做好遮阳工作,防止阳光直射,并保持清洁、卫生、整齐。
6、档案管理人员要时时关好门窗,切断电源,确保档案安全。
二、公司对档案管理维护工作进行检查,安全检查内容如下:
1、档案管理相关法律法规等的执行情况。
2、各类维护装置是否完好。
3、档案库房是否保持清洁。
4、隐患整改情况。
三、对于检查出来的问题,档案管理人员应积极整改并及时上报,确保档案安全,在检查中发现的问题未得以解决之前必须采取安全可靠的防范措施,防止事故发生,若造成损失,追究档案管理人员的责任。
四、档案销毁规定如下:
1、档案管理人员提出销毁案卷目录后,经总经理或总经办主任同意后方可销毁。
2、销毁档案时,相关人员应填写档案销毁清单,由两人负责核实监销,并在销毁清单上签字。

 
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